Kontoplan / kontering

[Theodor]

Hej! Jag är relativt ny kassör i en förening. Jag tror inte vi är bokföringsskyldiga, men det vore ändå bra att ha en riktig bokföring. Nu vid årsskiftet uppdaterade jag våt SPCS och gick över till BAS2009 från BAS96. Det blev ganska mycket fel och dubletter vilket delvis beror på att den gamla kontoplanen antagligen inte användes helt rätt. Nu skulle jag behöva hjälp med att få saker och ting rätt.

* Riksgäldskonto ska det vara ett av bankkontona under 1920?
* Fodran på internationell moderorganisation, kan man då använda 1661 "kortfristiga fordringar hos moderföretag"?
* Observationskonto för okända intäkter som man håller på att spåra, typ inbetalningar utan riktig avsändare. Vi hade 2399 i BAS96 vilket konverterades till 2999 i BAS2009. Är det OK?
* Eget kapital la SPCS nu på 2010, men i BAS2009 är det Eget kapital för delägare, det kan väl inte vara rätt? Ska det inte vara 2060 för en ideell förening?
* Hör en medlemstidning till Direkta kostnader?
* Var ska styrelsens reseräkningar ligga? Personalkostnader? Är det samma för alla andra frivilliga medarbetare också?
* Var ska man lägga avgifter till internationell moderorganisation och bidrag till lokala föreningar?

Hoppas ni kan svara. :-)

[TimFaste]

Riksgälden hamnar i intervallet 1920 - 1949. Det har varit vanligt att använda 1920 för Plusgiro, 1930 för Checkräkning med kredit (besläktat med 2330 Checkräkningskredit = skuld [antingen limit eller utnyttjad kredit]) och 1940 för andra bankkonton. Gör det du tycker känns bäst.
Fordran på internationell moderorganisation - det beror på om det är en kortfristig eller långfristig fordran. Kortfristig = pengarna inom 1 år; annars långfristigt. Om det är en kortfristig fordran är ditt val korrekt. I annat fall passar konto 1321 Långfristiga fordringar hos moderföretag bättre. Om en viss del av fordran förfaller inom 1 år så läggs den delen på det kortfristiga och resterande på långfristigt.
Eftersom inga belopp ska ligga kvar på OBS-kontot så spelar det mindre roll var det ligger. En del använder konto 1900. En del lägger det långt ner i resultaträkningen.
Eget kapital - din iakttagelse är korrekt.
Medlemstidning: Om syftet med föreningen är att publicera information i tidningsform till medlemmarna så skulle jag kunna tänka mig att man lägger alla kostnader som hör samman med framställningen, tryckningen och distributionen av tidningen i kontoklass 4. I annat fall skulle jag nog hellre lägga det på konto 6020 - Egna facktidskrifter.
Reseräkningar: Förslagsvis på konton i intervallet 7320 - 7339. Det gäller då för alla bilersättningar och traktamenten. Resekostnader med tåg och flyg - d.v.s. biljetter - hamnar på 5810 - 5829.
Avgifter: Det är frågan om det är medlemsavgifter eller serviceavgifter. Serviceavgifter som ni betalar ut kan hamna på 6560 medan medlemsavgifter bör ligga på 6982. Jag har faktiskt ingen aning om var bidrag till lokala föreningar hamnar??

BAS-planen är ju utformad utifrån kommersiella perspektiv. När den sedan ska användas i ideell verksamhet så måste man tillgripa någon slags omvandlingsresonemang; "vad skulle detta vara i den kommersiella värden?"

/tim

PS
Jag misstänker att ni är bokföringsskyldiga 

[Theodor]

Tack för initierat svar!

Fordran på internationell moderorganisation - det beror på om det är en kortfristig eller långfristig fordran. Kortfristig = pengarna inom 1 år; annars långfristigt. Om det är en kortfristig fordran är ditt val korrekt. I annat fall passar konto 1321 Långfristiga fordringar hos moderföretag bättre. Om en viss del av fordran förfaller inom 1 år så läggs den delen på det kortfristiga och resterande på långfristigt.

En invändning man skulle kunna ha är att vår relation till den internationella organisationen inte är som i en koncern de äger oss ju inte.

Jag har faktiskt ingen aning om var bidrag till lokala föreningar hamnar??

jag funderar på att lägga det som en direkt kostnad under 4xxx någonstans. Bidraget betalas ut efter verksamhet som de har och som det har kostnad för. Dock är det också ett bidrag i den meningen att de oftast får ett ordentligt överskott som finansierar deras verksamhet. Vi vill dock inte betalat ut den till föreningar där styrelsen inte fungerar eller som inte har någon verksamhet.[/quote]

Jag misstänker att ni är bokföringsskyldiga 

Jaså. Det är möjligt. Vi räknas som allmännyttig ideell förening och har reducerad skattskyldighet. Vi har tillgångar på knappt en miljon, är inte moderföretag till något annat företag, men viss del av verksamheten räknas säkert som näringsverksamhet. Dock finns det vissa undantag som ev gäller oss, men jag är osäker. Hur som helst tycker jag nog att en förening med tillgångar som börjar närma sig en miljon ska sköta bokföring enligt BFL hur som helst.

Dessutom kan man misstänka att kraven skärps till nästa år då det blir moms även i den ideella sektorn. Riktigt vad det kommer innebära vet jag inte.

[TimFaste]

Invändning ... Håller med dig. Om du lägger in posten på något annat ställe på tillgångssidan så gäller dock fortfarande uppdelningen kortfristigt respektive långfristigt.

Bidrag till lokalföreningar ... Det skulle säkert kunna fungera. BAS kontoplan är inte att förväxla med någon lagstiftning eller tvingande anvisningar. Ibland handlar det mer om tydlighet och var i resultat- eller balansrapporten man vill se de olika posterna.

Bokföringsskyldighet ... OK om ni har tillgångar som understiger 1½ miljon så går ni kanske fria. Näringsverksamheten ställer till det, men ni har säkert koll på eventuella krav respektive undantag. Men din tanke att det kan finnas andra skäl att följa BFL är också värd att beakta. Det är en hjälp för styrelsens arbete och kan ge medlemmarna större förtroende för det sätt på vilket föreningen sköts.

[Theodor]

En anna sak slår mig plötsligt. Vi har investerat ganska mycket i utveckling av administrativa system som ett företag använder för att sköta vår administration. Dessa borde nog skrivas av. Hur ska jag göra det?

[TimFaste]

Egen tid eller utgifter till extern kompetens?

[Theodor]

Egen tid eller utgifter till extern kompetens?

Extern kompetens. Vi köper hela medlemsadministrationen från ett företag och vi har betalt ca 60000 kr för att utveckla deras system på olika sätt för att passa vår organisation. Det är de själva som hyr in konsulter som gör jobbet.

Blir detta en immateriell tillgång? Vissa delar var bara för en övergångsperiod och kan nog ses som förbrukade redan. Andra är bestående och bör avskrivas på något sätt gissar jag.

[TimFaste]

Om vi säger att ni "äger" anpassningarna och har kontroll över dem, så kan ni lägga upp utgifterna för konsulttjänster m.m. som immateriell tillgång. Detta under förutsättning att investeringen sannolikt medför antingen ökade intäkter eller kostnadsbesparingar så bör villkoret för aktivering vara uppfyllt.

Den årliga avskrivningen skall uppgå till minst 20 % räknat på kalenderår.

I normalfallet ska man inte ta upp standardprogram som tillgång eftersom i de fallet har man endast köpt en nyttjanderätt.

[Theodor]

OK, vi köper nyttjande rätt. I vilket fall är anpassningarna inte möjlig att använda för sig. Då slipper jag avskrivningarna alltså.