Bokför jag rätt vid reseräkningshanteringen?

[Freda]

När anställda exempelvis har haft interna tjänsteutlägg på 500 kr för biljetter krediterar jag konto 2822 (reseräkningar) på beloppet och debiterar konto 5810 (biljetter) på 400 kr samt konto 2640 (ingående moms) på 100 kr (25% moms).

Nu är jag lite osäker på hur jag skulle göra vid vidarefakturering. Säg att biljetten ska läggas på ett projekt som kund betalar. Är det då korrekt att debitera 1470 (pågående arbete) på 400 kr istället för 5810 och i övrigt göra som vanligt (dvs. debitera ingående moms 100 kr och kreditera reseräkningar 500 kr)?

Hur gör jag om detta belopp är att betrakta som ett representationsutlägg men ska vidarefaktureras på kund? Kan jag lägga hela beloppet exkl. moms på pågående arbete eller ska jag som vanligt dela upp på avdragsgill och icke avdragsgill representation?

Vore mycket tacksam för hjälp!

[TimFaste]

Konto 5810 ska inte krediteras vid vidarefaktureringen. Man får aldrig kvitta inkomster och utgifter.

Om det avser projekt som ska vidarefaktureras så tar man i allmänhet kostnaden i sin egen verksamhet. Projektredovisningen ligger oftast som en extra dimension vid konteringen. Lite beroende på vilka redovisningsprinciper som tillämpas (successiv vinstavräkning eller färdigställandemetoden) så är saldot på 1470/2430 ett netto där man krediterat utfakturerade/intjänade belopp och debiterat nedlagda kostnader. Motbokning görs mot konto 4970 Förändring av pågående arbeten. Om det sammanlagda saldot för pågående projekt utgör en fordran så hamnar det på 1470 - i annat fall dyker det upp på 2430.

Vid faktureringstillfället bokförs nettot exklusive moms på ett 3xxx-konto.

Ett alternativ när man bokför kostnader för kundernas räkning är att lägga upp de vanligast förekommande kostnadsslagen i kontoklass 4. Där skulle då också respresentation för kunds räkning kunna ligga. Eftersom ni inte haft representationskostnader för egen räkning så behöver ni enligt min uppfattning inte ta ställning till vad som är avdragsgill eller inte. Däremot bör fakturan till kunden vara så utformad att denne kan bokföra utläggen korrekt.