Verifikationer och mycket mer!

[Maja]

Ska nu börja att sköta bokföringen, har tidigare bara använt faktureringsprogram. Jag vill veta vad man bör spara på i pappersform. Betalda lev.fakturor sparas ihop med betalningsspecifikationen från bank? Eller räcker det med specifikationen och sätter lev.fakturan separat i pärm? Betalade kundfakturor, räcker det med bg-avin och sparar kundfakturan i pärm? Gärna tips och idéer!

[TimFaste]

Hur redovisar du moms? Enligt faktureringsmetoden?

[Maja]

Japp

[jejja]

Jag sparar allting i varje verifikation, inget krångel med flera pärmar.

- Ingående fakturor
- Utskrift av betalningsinfo från internetbank
- Ev. kvitto från kontokortssbetalning
- Utgående fakturor när de betalats, samt BG-specifikation

Stämplar fakturan med konteringsstämpel, daterar med bokfört datum enl. banken, numrerar i ordning.

Använder kontantmetoden och redovisar moms i skattedeklarationen kanske bör tilläggas.

Jag resonerar som så att det aldrig kan finnas för mycket information i räkenskaperna. Hellre ett papper för mycket än för lite.

[TimFaste]

Jag håller med jejja att det är bättre att ha ett underlag för mycket än för lite. Sedan blir nästa fråga "Hur organiserar jag det på bästa sätt?"

Det styrs av hur affärssystemet är upplagt och hur de ofta återkommande rutinerna ser ut.

Skannas leverantörsfakturorna tillsammans med eventuella följesedlar in i systemet? Tja, då kan du väl lägga originalen direkt i en arkivbox eftersom du knappast kommer att leta efter pappersdokumenten fler gånger!

Eller registreras leverantörsfakturorna i systemet så att de skapar en egen nummerserie? Då är det lämpligt att sätta in originalen i en pärm i nummerordning. Kontrollera bara att leverantörsreskontran stödjer sökning på leverantör så att du enkelt kan leta upp alla, några eller en viss faktura från en viss leverantör.

Kundfakturakopior sparas lämpligen också i en egen pärm. Huruvida du har fler arkiv för alfabetisk ordning, bevakning eller andra ändamål är upp till hur ni jobbar och vilken hjälp affärssystemet ger.

Om man använder flera verifikationsnummerserier för övriga transaktioner blir det enklast om man sätter in varje verifikationsnummerserie i en egen pärm eller under en egen flik i en gemensam pärm. Man kan naturligtvis välja att sätta in fakturakopior tillsammans med varje betalningsverifikation, men då måste man värdera extraarbetet i förhållande till tidsbesparingar/förenklingar - och hur ofta man faktiskt har nytta av den uppläggningen.

Den största olycka som jag tycker kan hända är när t.ex. leverantörsreskontran förs in - automatiskt eller manuellt - så att det i redovisningen endast finns ett sammandrag av registrerade fakturor. Om man då vill analysera kostnader i verksamheten blir det ett evigt sökande och bläddrande. Usch! 

Det här blev kanske inte till så stor hjälp mer än att det belyser ett antal frågor som du måste ställa dig. Se dig omkring i verksamheten! Fundera över problem som brukar uppstå när det gäller redovisningen och avstämning/informationssökning. Granska ditt affärssystem! Fråga kunniga personer i din omgivning och gör studiebesök.