kreditfaktura

[AnnaN]

Hej,

En kundfaktura tas bort dagen efter den är utställd och en ny faktura skapas och skickas till kund. Anledningen till den borttagna fakturan är att det är tex. fel adress eller fel namn. Företaget använder faktureringsmetoden

Faktureringen är kopplad till order- och lagerhantering. Tillvägagångssättet är att ordern har annullerats och systemet har då även annullerat fakturan per automatik. När detta är gjort säger systemet att fakturan inte finns, men det finns ändå en utskriven kopia på fakturan.

Vilket av alternativen nedan är det mest korrekta? Är båda alternativen godkända? Eller inget? Hur skulle ni göra?

1. Debetfakturan bokförs
1.1 Efter att annulleringen gjordes stryks helt enkelt konteringarna men verifikatet finns kvar och styrker att det har funnits en debetfaktura med det aktuella fakturanumret. Som extra underlag till verifikatet finns själva annulleringen av ordern där det framgår fakturanummer och artikelbenämningar, dock inget pris eller moms.

2. Debetfakturan bokförs
2.1 Ovanstående tillvägagångssätt är helt enkelt totalt fel och en kreditfaktura med eget fakturanummer ska skapas.

Jag blev lite kluven och varken SKV eller bokföringsnämnden har öppet så här på kvällskvisten 

Tack på förhand!
Anna N

[TimFaste]

Den mest traditionella metoden är nog att man skapar en kreditnota som kvittar bort den felaktiga fakturan och sedan skapar en korrekt faktura. Därmed bokför man den felaktiga fakturan, kreditnotan och kvittningen (kvittning eftersom man kanske har både den felaktiga debetnotan och kreditnotan kvar i reskontran). Samt naturligtvis sedan också den korrekta fakturan.

Ditt sätt att formulera dig i frågan uppfattar jag som att lager/order/fakturering/kundreskontra är integrerat men kan hanteras ganska fritt (att kunna annullera en order och att en skapad faktura därmed också försvinner känns inte som stensäker hantering  ). Däremot tycks det inte som om det fanns integration mellan dessa system och redovisningen. Om det är lite större volym i hanteringen ställer det mycket stora krav på kontroll och avstämning av reskontran i förhållande till redovisningen.

[AnnaN]

Hej,

Tack för snabbt svar.

order/lager/fakturering/kundreskontra är integrerat men ej med redovisningen. Det är mitt dilemma och orsaken till min fundering då det sköts från 2 olika håll.
Det är ingen stor volym, men växer. Men oavsett liten eller stor volym så borde rutinerna vara korrekta och smidiga från början.

Smidigaste sättet, och bästa för att undvika missförstånd, är att en kreditnota skapas som kvittar bort den felaktiga fakturan, och att en korrekt faktura skapas därefter MEN då användaren i order/lager/fakturering/kundreskontra vill ha det på det andra sättet så vill jag ta reda på fakta om hur det ska gå till och om det finns någon lag eller rekommendation som säger att det ska ske på ett visst sätt.

Mvh
AnnaN

[TimFaste]

Bokföringslagen pratar bara bokföring - inte kringrutiner. I BFL 4 kap. 1 § sägs det att "Ett företag skall

• löpande bokföra alla affärshändelser enligt bestämmelserna i 5 kap. 1-5 §§,
• se till att det finns verifikationer enligt 5 kap. 6-9 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 §
• bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 7 kap. 1 § 1 eller 2
• upprätta en balansräkning enligt 3 §, och
• avsluta den löpande bokföringen enligt bestämmelserna i 6 kap. Lag (2006:874)

"

Bokföringen ska spegla affärshändelserna oavsett vilka dokument eller informationsbärare som skapas i olika kringsystem som t.ex. faktureringen.

Om företagets ledning väljer att gå på orderhandläggarens idé så torde det vara bra om du till redovisningen fick de dokumenten som förklarar varför en faktura bara kan upphöra att finnas till och att du därmed får möjlighet att arkivera dem - inte som verifikat, utan som "bevis" i händelse av granskning. Det är också viktigt att Bokföringslagens krav på systemdokumentation enligt ovan är uppfyllt.

Ifall ditt redovisningssystem inte har någon direkt koppling till reskontran så skulle det faktiskt kunna vara så att du inte behöver göra någonting åt ändringen. Kundfordran finns kvar - den har bara bytt gäldenär. Försäljningen har inträffat. Ifall lagerförändringar bokförs så är de ju också oförändrade.

Om ändringen skulle innebära att belopp på något sätt ändras så skulle jag föreslå att du i bokföringen först "vänder bort" den felaktiga kundfordran och sedan bokför den nya korrekta bokföringen. Underlagen från orderavdelningen räcker som dokumentation/verifikat. Du kan göra en egen bokföringsorder oavsett om det finns en formell kreditnota eller inte.

[AnnaN]

Hej,

Det här var väldigt nyttig och användbar information som jag kan ta med mig i vidare diskussioner!

Tack så mycket,

AnnaN