Verifikationsordning

[fuling]

I företaget jag arbetar har arbetssättet varit att alla fakturor och verifikationer under en månad samlas och läggs i datumordning och bokförs sedan vid månadens slut. Detta för att få dem i datumordning. Vi har nu kommit att ifrågasätta detta arbetssätt. Finns det ngt som säger att jag måste sköta mina verifikat enligt ovanstående - eller kan jag helt enkelt lägga in dem i bokföringssystemet direkt när jag får dem på mitt bord? Detta kommer ju att innebära att verifikaten inte ligger helt och hållet i datumordning.

[TimFaste]

Hej fuling!

Rätt period är den viktigaste prioriteringen! Datum har en underordnad betydelse i löpande bokföring - förutom när det gäller kassabokföring, men där ger det ju sig själv!

Om vi tittar på leverantörsfakturor t.ex. så är "datum" egentligen den dag jag bokför dem eller den period till vilken fakturan hör.

Vid registrering av leverantörsfakturor förekommer dessutom fakturadatum och förfallodatum, men det har inte så mycket med din bokföring att göra. Det är tilläggsinformation.

Ta hand om papperna du direkt som de fallit ner på ditt skrivbord! Lycka till!

[mikaelgreen]

Har funderat lite över det där också. Vi som redovisningskonsulter får ju ofta en månads underlag i taget och inte alltid i datumordning. Tycker själv att så länge man håller allt i rätt månad och bokför allt på rätt datum, är det väl inte hela världen om vernrserien inte är i strikt kronologisk ordning inom en månad? M a o att man struntar i att sortera underlagen i datumordning inom månaden innan man bokför dem.

Fast jag har inte hittat nåt skrivet om detta. Tim eller nån annan - nån som vet om det finns ett lagrum eller nån rekommendation här?

/Micke

[ulferik]

Tittade i Bokföringsnämndens vägledning för den löpande bokföringen 2001:2 sid 11 och där trycker man på att redovisningsperioden är det väsentliga och inte en strikt kronologisk registrering.

Huvudprincipen är att man i möjligaste mån hänför affärshändelserna till det datum de inträffat. Det ger den bästa överblicken men underlättar också kontrollen av fullständigheten i bokföringsposterna. I företag som bedriver verksamhet i mindre omfattning kan dock tillräcklig information ofta erhållas även om alla affärshändelser hänförs till en och samma dag i den aktuella redovisningsperioden.
Verifikationerna bör ordnas kronologiskt med hänsyn till den tidpunkt när bokföringsskyldigheten för affärshändelsen inträdde. De kommer därför i normalfallet att vara sorterade efter det datum företaget har tillräckliga uppgifter för att bokföra på ett godtagbart sätt. För fordringar och skulder som bekräftas med faktura kan i stället datum för fakturans upprättande eller mottagande vara vägledande.
Ett exempel kan illustrera. Ett företag som bedriver verksamhet i mindre omfattning sorterar löpande in verifikationerna i en pärm i den ordning de har mottagits eller sammanställts. Direkt efter månadens slut överlämnas verifikationerna till en redovisningsbyrå för bokföring. Redovisningsbyrån bokför verifikationerna i den ordning de är sorterade i verifikationsmaterialet. Själva registreringen sker den 8 mars men redovisningsbyrån anger den 28 februari för samtliga verifikationer i syfte att styra verifikationerna till rätt redovisningsperiod.

[mikaelgreen]

Ah, tack för researchen Ulferik.

Fast jag skulle nästan vilja tolka texten som att verifikaten bör ligga och bokföras i kronologisk ordning (i den ordning de blev "bokföringsbara"), men att de inte behöver ges sitt rätta datum i bokföringen, utan kan alla bokföras på en och samma dag i aktuell månad. (vad nu det ska vara bra för)

[ulferik]

Jag tolkar det som att rätt redovisningsperiod (månad) är det viktiga och inte kronologin inom månaden vid verifikationsregistreringen.

Portalparagrafen i bokföringslagens 5 kap anges bara att bokföringen ska kunna presenteras i registreringsordning och systematiskt. Med databokföring är det ju enkelt med ett knapptryck att presentera bokföringen i datumordning eller registreringsordning (verifikationsordning).

1 § Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

[mikaelgreen]

Håller med, det är perioden som är det viktigaste och just det du säger om att du i bokföringsprogram enkelt kan sortera verifikat i datumordning har varit ett av mina starkaste argument att inte vara så noga med det kronologiska.