Hej på er!
Jag besitter grundläggande kunskaper inom ekonomi (har kommit halvvägs på civilekonomprogrammet) och har ca 5-10h per vecka att lägga på att syssla med företagets ekonomi.
Företaget använder sig idag av winbas. Vi valde winbas för att det hade ett bra kassa-interface. Dock så tycker jag personligen att winbas verkar krångligt när det gäller bokföring. SPCS uppfattar jag som mycket mer tydligt och lättanvänt.
Den löpande bokföringen sköts av en tjej som jag inte tycker har särskilt bra koll på saker och ting. Vår omsättning är på ca 6000000kr och vi har ca 400000kr i obetalda fakturor från de senaste två åren... Allt känns som att det är enda kaos och jag vet inte var jag ska börja... Bokslutet som skulle vara klart i sommar är inte färdigt det heller. Det senaste löftet var att det skulle bli klart runt nyår. Inga lagersaldon i butikssystemet stämmer trots upprepade ansträngningar (någon gång i halvåret) att få det rätt.
Jag känner mig dock fast och vet inte hur/var jag ska hitta någon annan som kan ta över ekonomin i det skick den är idag....
Helst skulle jag vilja ta bort henne helt och be de som jobbar i butiken att skicka underlag för verifikationer till mig i slutet av varje vecka, börja bokföra själv och så småning om få full koll på hela ekonomin. Jag studerar i Stockholm och min butik ligger i en annan stad.
Som jag nämnde tidigare så är inte Winbas särskilt intutivt att jobba i och det finns inte mycket hjälp att få eftersom det är ett relativt opopulärt program. Är det bara jag som inbillar mig att jag bör jobba i SPCS om jag ska ta över ekonomin eller är det verkligen en STOR fördel att byta?
Jag vet inte i vilken ände jag ska börja här. Jag har ingen erfarenhet av att syssla med löpande bokföring, men jag förstår teorin bakom.
Hur mycket kan jag ta på min med de begränsade resurser jag har (5-10h och att jag inte är i samma stad)?
Exakt vad är det jag bör göra om jag tar över ekonomin och vad bör revisorn göra? (en punktlista över sysslor samt hur mycket tid de kan tänkas ta i anspråk)
Bokslutet är i sommar, bör man vänta på det om man skall byta system eller kan man göra det ändå?
Kan man anmäla tjejen som sköter ekonomin för brott mot huvudman på grund av hennes beteende?
Jag tror inte riktigt jag har fattat hur illa ekonomiarbetet sköta i företaget. Kritisera mig gärna skarpt, men lämna även förslag på hur jag tar mig ur det här!
Jag föreslår att du anlitar en bokföringsbyrå typ LRF konsult till redovisningen, och själv kan du lägga din begränsade tid på att se till att fakturor och annat betalas och sköts korrekt.
Två frågor:
Fungerar verksamheten (butiken) bra?
Är den verksamheten i sig lönsam?
Finns det möjlighet att utveckla verksamheten mot större lönsamhet?
Anledningen till att jag ställer dessa frågor (hoppsan - det blev visst tre frågor!) är att ett affärssystem kan vara behjälpligt med kontroll och administration men inte med kärnverksamheten. Däremot måste det stödja processerna kring kärnverksamheten på bästa sätt. Valet av system, stöd från konsulter m.m. bör styras långsiktigt utifrån de krav verksamheten ställer. Vad är det som är riktigt jättebra i företaget? Är det också lönsamt? Utveckla det! Skaffa verktyg som stöder det! Beslut i olika valsituationer blir då oftast mycket enkla (eller i vart fall enklare) och problemen försvinner mer eller mindre av sig själv.
Jag skulle se det som en fördel om vi hade många engagerade forummedlemmar i den här tråden! Gärna med förslag när det gäller konsultföretag, affärssystem m.m. men ännu hellre tankar kring funktioner, krav som kan ställas etc. Och så måste du oliverk ta ditt ansvar och lägga ner din energi på behovsanalysen, kravspecifikationen m.m. Ja, det kanske var ett misstag att gå på ett visst program för att det hade ett bra kassa-interface eftersom behoven är mer omfattande än så, men det valet var en del i utvecklingen av det här företaget. Problemet ligger inte hos WinBAS, utan i hur och varför WinBAS valdes!
Hej!
Hur mycket kan jag ta på min med de begränsade resurser jag har (5-10h och att jag inte är i samma stad)?
Hur lång tid den löpande bokföringen tar beror främst på hur många transaktioner det är. Om det är många kundfakturor och många leverantörsfakturor är det absolut att föredra att bokföringen för dessa görs via journaler. Om ni använder exempelvis SPCS Administration 2000 så kan bokföringen avseende kundfakturor och leverantörsfakturor skötas via journaler.
När du skall arbeta med fakturajournaler i SPCS skall du först ställa in konton för alla dina produkter, det gör du genom att välja "Kontkod" för dina produkter. Du kan lägga till egna kontokoder men måste se till att den som lägger till en produkt (artiklar/tjänster) alltid väljer en kontokod för produkten. När en kontokod har ställts in för produkterna så bokförs fakturorna automatiskt. När månaden är slut så skriver du ut en "Fakturajournal" som du kontrollerar för fel och när du har godkänt denna så skapas en verifikation i bokföringen automatiskt. Inbetalningarna för fakturor kan antingen registreras manuellt eller läsas in via en fil för "Bankgiro Inbetalningar". Inbetalningarna bokförs sedan via en "Inbetalningsjournal" som du skriver ut, kontrollerar och godkänner.
Du kan betala dina leverantörsfakturor via LB-fil och då registrerar du leverantörsfakturorna i SPCS samtidigt som bokför dem genom att välja konton. När leverantörsfakturorna har registrerats skapar du en LB-fil genom ett knapptryck och skickar den till Banken. Leverantörsfakturorna bokförs varje månad genom att du skriver ut, kontrollerar och godkänner en "Leverantörsfakturajournal". Du kan få filer från banken för att läsa in de svenska utbetalningar som gjorts varje dag, utbetalningar till utländska leverantörer måste registreras manuellt. Du bokför utbetalningarna genom att skriva ut
en "Utbetalningsjournal" som du kontrollerar och godkänner.
Om vi säger att medarbetarna skickar fakturor, att du registrerar inbetalningarna, att du betalar leverantörsfakturor, att du registrerar utbetalningarna och att du sköter bokföringen så skulle du nog kunna hinna med ungefär det som står nedan på 12 timmar i månaden.
Att registrera 150 leverantörsfakturor
Att registrera 150 utbetalningar
Att registrera 150 inbetalningar
Att registrera 30 vanliga verifikationer
Att göra hela månadens bokföring med avstämning.
Exakt vad är det jag bör göra om jag tar över ekonomin och vad bör revisorn göra? (en punktlista över sysslor samt hur mycket tid de kan tänkas ta i anspråk)
Du kan få hjälp med bokslutet av en revisor och du kan få rådgivning av en revisor. En revisor har dock som huvudsakligt syfte att granska er bokföring, årsredovisning, styrelsens förvaltning och att anmäla brott om sådant upptäcks.
Bokslutet är i sommar, bör man vänta på det om man skall byta system eller kan man göra det ändå?
Bokslutet kan göras ändå, skall göras ändå. I ett aktiebolag måste en årsredovisning upprättas och lämnas in till bolagsverket senast 7 månader efter räkenskapsårets utgång.
Kan man anmäla tjejen som sköter ekonomin för brott mot huvudman på grund av hennes beteende?
Det räcker inte med att tjejen är fumlig, gör fel eller är lat för att anmäla henne. Tjejen måste ha vidtagit en brottslig handling och det måste finnas bevis för att brott begåtts. Det är styrelsen som är ytterst ansvarig för bolagets bokföring.
Titta gärna på tjänster som inskanning av leverantörsfakturorna. Då behöver inget skickas. Sedan håller jag helt med Bokfoering att betalning av leverantörsfakturor ska gå via LB eller inläsning av betalningsfiler via bankens hemsida! Allt annat är "puckat" (som någon sagt!) ;D
Tidpunkt för att byta system bör göras när ordinarie arbetsbelastning är låg. Är bokslutstidpunkten en sådan period? För i och för sig kan man ju spara arbete genom att det ändå måste göras en varulagerinventering eftersom det datoriserade systemet inte fungerar tillförlitligt. Övergången måste planeras noga. En överläggningsfas kräver mycket arbete med avstämning m.m. Du bör sätta dig väl in i möjligheterna att ta ut registeruppgifter från nuvarande system i form av t.ex. semikolon (eller TAB) separerade textfiler som ska kunna läsas in i det nya systemet. Det gäller kundregister, leverantörsregister, artikeltregister, anläggningsregister. Vid överläggningen bör det finnas en korrekt varulagerinventering, avstämda och korrekta kund- och leverantörsreskontror.
Bokföringen som sådan skall enkelt kunna tas över via s.k. SIE4-filer.
Lås dig inte redan nu vid vilket system du skall köra. SPCS (eller Visma) har ett så starkt varumärke att det automatiskt kommer upp som ett av de bästa alternativen. Det behöver det inte vara - även kom det kan vara det. Jag tycker t.ex. att det är sorgligt att ett system år 2009 ska ha en filosofi som bygger på manuell bokföring med journaler från fakturering och inköp. Och då talar jag alltså om filosofin - att bokföringen ska baseras på en journal som tas ut från ett system för att föras över till ett annat. Nu har man tydligen öppnat möjligheterna så att man ser alla transaktioner som hör samman med kund- och leverantörsfakturor direkt i huvudboken. Däremot har jag fått uppfattningen att integrering mellan artiklar, streckkoder och kassa - samt eventuell fakturering av kreditförsäljning - håller bra klass.
Ditt system ska minimera arbetsmomenten. En sak registrerad - det ska vara den enda registrering som behövs. Då skall allt som hör till den registreringen vara klart och rätt. Konterat, bokfört, klart och med exakta uppgifter för moms, arbetsgivaravgifter, uppföljning av projekt, kunder, leverantörer, betalningar (som t.ex. OCR) m.m. Vid betalningsbeslutet ska du endast behöva markera vilka fakturor som ska iväg.