Kreditkort i AB

[Olof]

Hejsan,

I ett mindre AB har vi ett kreditkort för företaget. Detta använda för att köpa diverse saker, luncher, dryck till anställda, presenter osv.
Hur bokförs sådana saker, om vi tar exemplet att chefen är ute och äter en lunch och betalar med kortet? Är det ens okej att göra så? Och om inte, vad ska man då i efterhand göra?

Vänliga hälsningar Olof

[TimFaste]

Om du med din fråga avser privata utlägg betalade med företagskortet så kan man tänka sig följande rutin och redovisning.

Den anställde lämnar omedelbart in kvittot från inköpet som registreras enligt följande:

Debet: 1619 Övriga fordringar hos anställda
Kredit: 2447 Kontokortsskulder (ej faktura) [mitt förslag till konto; finns inte i BAS]

Vid därpå följande lönetillfälle dras den anställdes skuld från nettolönen. Då krediteras konto 1619. Konto 1619 måste bevakas och stämmas av månadsvis så att det inte ligger någon glömd slatt kvar på kontot.

När fakturan från kontokortsföretaget erhålls bokförs den så här:

Kredit: 2441 Leverantörsskulder
Debet: 2447 Kontokortsskulder (bokförs post för post så att det är enkelt att stämma av)

Vid bokföring av kreditkortsfakturan kan det visa sig att det finns inköp där kvittot inte har lämnats in. Operation "jakt på den skyldige" utlöses omedelbart! För att rutinen ska fungera väl bör även kvitton avseende inköp till företaget redovisas och bokföras omedelbart på konto 2447 kredit med motkontering kostnadskonto och ingående moms. Ifall det rör sig om representation skall det finnas information om deltagande personer och företag och syfte.

Rent allmänt kan man säga att det här får inte bli en "lånemöjlighet" för de anställda. En del anser att det faktum att det finns ett debiteringsdröjsmål inbyggt i kreditkortsmodellen gör att den anställde egentligen inte fått en kredit från bolaget - under förutsättning att beloppet dras vid påföljande lönetillfälle. Av det skälet är det bra att bokföra inköpskvittot eftersom man rent av därigenom kan få tillbaka pengarna innan man betalar fakturan till kortföretaget.

När det gäller företagsledning/närstående så krävs större vaksamhet så att det inte uppstår varaktiga krediter eftersom de då skulle kunna anses vara s.k. "förbjudna lån".