Redovisning fel/ej bokförda återbetalningar av depositioner

[Emma]

'Min' bostadsrättsförening har sedan slutet av 90-talet krävt depositioner (300 kr/nyckel) för

- portnycklar
- garagenycklar
- tvättstugenycklar

I samband med byte till ett elektroniskt passérsystem och sk taggar har vissa depositioner återbetalats. Erlagda depositioner har inte redovisats korrekt alternativt inte redovisats utan enligt styrelsen hanterats i handkassan. Varken styrelsen eller föreningens ekonomiske förvaltare har kunnat svara på hur mycket pengar det rör sig om totalt. Den ekonomiska förvaltaren uppgav att erlagda depositioner bokfördes som kortfristiga skulder. Tyvärr uppgavs ingen summa. Totalt uppskattar jag att det minst rör sig om 130.000 kronor.

Fråga 1: Hur skall återbetalningen redovisas

Kreditering av återbetalningarna gjordes på hyresavierna för januari 2013, som aviserades i december 2012. Vid årsstämman 2012 frågade jag, hur beloppen skulle bokföras. Den frågan besvarades inte, då stämmans ordförande menade att den inte tillhörde kommande årsredovisning.

Fråga 2: Skall redovisning ske vid aviseringen, dvs ingå i någon post i årsredovisningen för 2012

Fråga 3: Är det korrekt om återbetalningarna eventuellt kommer att belasta hyresintäkerna för 2013

Styrelsen har med alla till buds stående medel försökt att återbetala så få depositioner som möjligt. Föreningen har god ekonomi.

[Fredrik Stigsson]

'Min' bostadsrättsförening har sedan slutet av 90-talet krävt depositioner (300 kr/nyckel) för

- portnycklar
- garagenycklar
- tvättstugenycklar

I samband med byte till ett elektroniskt passérsystem och sk taggar har vissa depositioner återbetalats. Erlagda depositioner har inte redovisats korrekt alternativt inte redovisats utan enligt styrelsen hanterats i handkassan. Varken styrelsen eller föreningens ekonomiske förvaltare har kunnat svara på hur mycket pengar det rör sig om totalt. Den ekonomiska förvaltaren uppgav att erlagda depositioner bokfördes som kortfristiga skulder. Tyvärr uppgavs ingen summa. Totalt uppskattar jag att det minst rör sig om 130.000 kronor.

Hej,

det låter som om det här har hanterats lite slarvigt.

1. Återbetalningarna bokföras mot kortfristiga skulder om den ekonomiska förvaltaren anger att depositionerna har bokförts så från början.

2. Om depositionerna är en kortfristig skuld så behöver inget speciellt göra, en kortfristig skuld kommer ju att återbetalas inom det snaraste.

3. Återbetalningarna skall inte påverka hyresintäkterna.

[Emma]

Hej och tack för svar!

Jag uttryckte mig inte klart.

Borde inte depositionerna för  port-, garage- och tvättstugenycklar ha  bokförts som långfristiga skulder? Det är väl högst osannolikt att dessa nycklar byts ut inom ett år? De flesta medlemmar säljer inte sina lägenheter efter endast ett år.

1. Hur skall återbetalningen redovisas om de inte bokförts/redovisats överhuvudtaget utan 'snurrat runt i handkassan'?

2. Skall återbetalningen redovisas 2012 eller 2013. Aviseringen gjordes 2012 och återbetalningen 2013?

3. Vad händer om återbetalningen påverkat hyresintäkterna? God redovisningsed?

[Fredrik Stigsson]

Hej!

Borde inte depositionerna för  port-, garage- och tvättstugenycklar ha  bokförts som långfristiga skulder? Det är väl högst osannolikt att dessa nycklar byts ut inom ett år? De flesta medlemmar säljer inte sina lägenheter efter endast ett år.
Japp, om skulden väntas återbetalas om mer än ett år så klassificeras en sådan skuld normalt som långfristig.

1. Hur skall återbetalningen redovisas om de inte bokförts/redovisats överhuvudtaget utan 'snurrat runt i handkassan'?
Varför är inte handkassan upptagen i bokföringen? Det går inte att bokföra en återbetalning för en skuld som inte har redovisats i bokföringen, det blir ingen balans så att säga. Om du ser till att redovisa handkassan i bokföringen först så kommer det att bli lättare senare. När det gäller bokföring så går det inte att välja att bokföra det ena eller andra, det vill säga att inte bokföra skulden och sedan bokföra återbetalningen av skulden.

2. Skall återbetalningen redovisas 2012 eller 2013. Aviseringen gjordes 2012 och återbetalningen 2013?
2013

3. Vad händer om återbetalningen påverkat hyresintäkterna? God redovisningsed?
Återbetalningen får inte påverka hyresintäkterna. Jag skulle inte tala om god redovisningssed utan om bokföringsbrott/skattebrott i stället.