Hur hantera 1000-tals fakturor

[Vertuu]

Hej,
Vårt företag skickar ut tusentals fakturor varje år. Vi strukturerar om våra rutiner under sommaren nu.
Hur ska vi ordna med detta rent praktiskt och bokföringsmässigt?
Så här långt har mitt förslag kommit:

-Varje dag görs en fakturalista på alla skapade fakturor under dagen som är en giltig verifikation (Riktiga fakturorna finns som PDF på servern)
-Varje dag görs en kreditfakturalista på alla skapade kreditfakturor under dagen. (Riktiga fakturorna finns som PDF på servern)
-Betalningarna i vår databas prickas av med hjälp av Bankgiro Inbetalningar (ung. som OCR).

Nu undrar jag följande: När inbetalningarna kommer, hur ska inbetalningarna hanteras sedan rent bokföringsmässigt? Behöver dom "bockas" av i fakturalistorna och pricka av varje individuell faktura blir det mycket omständigt.

Hur gör stora företag med mängder av fakturor, något smidigt tillvägagångssätt måste finnas!

[Fredrik Stigsson]

Hej!

Större företag gör så att de registrerar sina fakturor i ett fakturaprogram (kanske direkt från en order som har importerats automatiskt från en ehandels plattform), inbetalningarna registreras med hjälp av Bankgiro Inbetalningar (varje inbetalning blir en post i systemet).

När det är dags att bokföra så skriver de ut en fakturajournal för månaden, denna bokförs automatiskt, och sedan en inbetalningsjournal som också bokförs automatiskt. I ett sådant system gäller det att man har rutiner för att kontrollera och upptäcka felaktigheter.